コピー機を安い費用で導入する5つの方法

起業やオフィス移転にあたり、「とにかくコピー機を安い費用で用意したい」とお悩みではありませんか？

新品の業務用複合機を一括購入すると数十万円から数百万円もかかるため、初期費用をどう抑えるかは大きな課題ですよね。

本記事では、コピー機を安く導入するための具体的な方法や、リース・中古・レンタルそれぞれの料金相場をわかりやすく解説します。

この記事を読むことで、自社の状況（印刷枚数や利用期間）に最適な、無駄なコストを徹底的に省いた導入方法が見つかるはずです。

コピー機を安い費用で導入する5つの方法

コピー機や複合機を導入する方法は、新品の購入だけではありません。

会社の規模や月間の印刷枚数に合わせて契約形態を選ぶことが、コスト削減の第一歩です。

ここでは、代表的な5つの導入方法を安い順にご紹介します。

1. 家庭用ビジネスプリンターを購入する

最も初期費用が安く済むのは、家電量販店やネット通販で買える「家庭用インクジェットプリンター（ビジネス向け）」を購入する方法です。

数千円〜3万円程度で購入でき、起業直後で資金に余裕がない個人事業主や、月に数百枚しか印刷しない小規模オフィスに最適です。

• 初期費用が圧倒的に安い（数千円〜）
• コンパクトで設置場所を選ばない
• インク代が高いため、大量印刷には不向き
• 印刷速度が遅く、業務効率が落ちる可能性がある

2. 中古コピー機を購入する

業務用複合機の性能が欲しいけれど、リース契約はしたくないという場合は、中古コピー機の一括購入がおすすめです。

型落ちモデルやリースアップ品（リース期間が終了して回収された機器）であれば、新品の10分の1程度の価格（10万〜20万円台）で導入できることもあります。

• 月額の固定費（リース料）が発生しない
• 審査不要ですぐに導入できる
• 保守契約（カウンター保守）を結べない場合がある
• 部品の生産終了による修理不可のリスクがある

3. 短期間ならレンタルを利用する

数ヶ月〜1年以内の短期間だけコピー機を使いたい場合は、レンタル契約が最も安く済みます。

工事現場の仮設事務所やイベントなど、利用期間が決まっている場合に重宝します。

リースと違い、途中解約が可能な点も大きなメリットですよね。

• 必要な期間だけ借りられるため無駄がない
• 審査が甘く、個人事業主でも契約しやすい
• 搬入・搬出費用が別途かかることが多い
• 2〜3年以上の長期利用だとリースより割高になる

4. 初期費用0円のリース契約を結ぶ

一般的なオフィスで最も多く選ばれているのが、新品の業務用コピー機をリース契約で導入する方法です。

最大のメリットは、高額な初期費用が0円になり、月々一定のリース料で最新機種を使えることです。

• 初期費用がかからず、手元に資金を残せる
• 月額料金を全額経費として計上できる
• メーカーの充実した保守サポートを受けられる
• 原則として途中解約ができない
• 審査があり、起業直後だと通らないこともある

5. リース契約で相見積もりを取る

リース契約で導入することが決まっている場合でも、複数の販売代理店から相見積もりを取ることで、さらに費用を安くできます。

代理店によって本体の割引率や、後述する「カウンター料金」の単価が大きく異なるためです。

最初から1社に絞らず、必ず3社程度から見積もりを取り、条件を比較競合させることが重要です。

リース・レンタル・中古の料金相場

具体的な導入費用はどれくらいなのでしょうか？

それぞれの契約形態における一般的な料金相場を知っておくことで、悪質な業者から高い金額で契約させられるリスクを防げます。

コピー機リースの月額相場

リース料金は、コピー機の印刷速度（1分間に何枚印刷できるか）に比例して高くなります。

月間の想定印刷枚数に合わせて、最適なスピードの機種を選ぶことが大切です。

コピー機レンタルの月額相場

レンタルは、月額料金の中に一定枚数までの印刷代が含まれている「パッケージプラン」が多い傾向にあります。

中古機を貸し出すケースが多いため、初期費用として別途「搬入設置費（数万円）」がかかる点に注意してください。

中古コピー機の本体価格相場

中古機の価格は、製造年式と今までの印刷枚数（カウンター数値）で決まります。

安すぎるものはすぐに故障するリスクがあるため、信頼できる販売店で「オーバーホール（分解清掃・部品交換）」されたものを選ぶのがコツです。

安いコピー機選びで失敗しないための注意点

「月額2,000円！」などの極端に安い広告に飛びつくと、後から思わぬ追加費用が発生して後悔することがあります。

長期的な視点でコストを抑えるために、必ず確認すべき3つの注意点を解説します。

ランニングコスト（カウンター料金）を確認する

業務用コピー機を導入する際、最も注意すべきなのが「カウンター料金」です。

カウンター料金とは、印刷1枚ごとに発生する課金システムのことで、この料金の中にトナー代や修理代が含まれています。

本体のリース料金が安くても、カウンター料金が高く設定されていると、数年間のトータルコストは膨大なものになります。

• モノクロの相場：1枚あたり1.0円〜2.0円程度
• カラーの相場：1枚あたり10円〜18円程度

また、全く印刷しなかった月でも支払う必要がある「最低基本料金（月額1,000円〜3,000円程度）」が設定されていることが多いため、契約前に必ず確認しましょう。

保守サポートの内容を確認する

コピー機は紙詰まりや部品の消耗などで、定期的なメンテナンスが不可欠な精密機器です。

リース契約の場合は前述のカウンター保守に加入するのが一般的ですが、格安の中古機や一部のレンタルでは保守契約が含まれていないことがあります。

保守がついていない場合、エンジニアを1回呼ぶだけで数万円の出張修理費がかかるため、結果的に高くついてしまいます。

「トラブル時に無料で駆けつけてくれるか？」「トナー代は含まれているか？」をしっかり確認してくださいね。

月間の印刷枚数に合った機種を選ぶ

自社の使い方に合っていない機種を選ぶことも、無駄なコストの原因です。

月に500枚しか印刷しないのに、1分間に40枚も刷れるような高速・高機能な複合機は明らかにオーバースペックですよね。

逆に、月に10,000枚印刷するのに家庭用プリンターや低速の中古機を使うと、すぐに寿命を迎え、買い替え費用が発生してしまいます。

過去の印刷用紙の購入履歴などから月の印刷枚数を把握し、適切なスペックの機種を提案してくれる優良な業者を選びましょう。