コピー機のリースと購入を徹底比較！最適な選び方

「オフィスのコピー機、そろそろ新しいものにしたいな…」
「でも、リースと購入、一体どっちがお得なんだろう？」

オフィスの必需品であるコピー機（複合機）の導入を検討する際、多くの方がこの「リースか購入か」という問題に直面します。初期費用を抑えたい、でも長期的に見ると購入の方が安いのでは？税金対策はどうなるの？など、悩みは尽きませんよね。

実は、この選択を誤ると、数百万円単位で損をしてしまう可能性もあるのです。

ご安心ください。この記事では、コピー機のリースと購入の比較を徹底的に行い、それぞれのメリット・デメリットから料金相場、さらには節税効果やリースの「からくり」まで、あなたが知りたい情報をすべて網羅しました。

この記事を最後まで読めば、あなたのオフィスにとって最適な導入方法が明確になり、自信を持ってベストな選択ができるようになります。

【結論】複合機のリースと購入の比較早見表

まず最初に、リースと購入のどちらを選ぶべきか、あなたの状況に合わせて一目でわかる比較表を見ていきましょう。それぞれの特徴を理解することが、最適な選択への第一歩です。

コピー機はリースか購入か？決断の7つのポイント

リースと購入、どちらが自社に適しているのか。それを判断するためには、7つの重要なポイントがあります。これらを一つずつ確認し、自社の状況と照らし合わせてみましょう。

1. 初期費用をどれだけ抑えたいか

最も大きな判断基準の一つが初期費用です。

• リースの場合：
  最大のメリットは、初期費用がほぼ0円で済む点です。最新の高性能な複合機でも、導入時にまとまった資金を用意する必要がありません。これにより、起業したばかりの会社や、他の設備投資に資金を回したい企業にとっては非常に魅力的です。手元のキャッシュフローを圧迫しないため、経営の安定にも繋がります。
• 購入の場合：
  一括で購入する場合、数十万円から数百万円の初期費用が発生します。これは大きな負担となり、特に中小企業にとっては導入のハードルが高くなる可能性があります。資金に余裕がある場合や、金融機関からの融資を受けて導入するケースが考えられます。

2. 月々のランニングコストをどう考えるか

毎月の支出も重要な要素です。

• リースの場合：
  毎月「リース料金」と「カウンター料金（印刷枚数に応じた料金）」を支払います。料金が固定されているため、月々のコスト管理が非常にしやすいというメリットがあります。予算計画が立てやすく、経理上の処理もシンプルです。
• 購入の場合：
  一括購入すれば月々の支払いはありませんが、保守契約を結ぶ場合は「保守料金」、印刷枚数に応じた「カウンター料金」が発生します。トナーなどの消耗品も別途購入が必要です。リースに比べて月々の支払いは変動しやすいと言えるでしょう。

3. 総支払額はどちらが安いか

契約期間全体で見たトータルコストも比較しましょう。

• リースの場合：
  リース料金には、本体価格だけでなく、金利や保険料、リース会社の利益などが上乗せされています。そのため、契約期間満了時の総支払額は、購入するよりも割高になるのが一般的です。
• 購入の場合：
  本体価格と必要な保守料金のみなので、長期的に見れば総支払額はリースよりも安くなります。5年以上同じ機種を使い続けるのであれば、購入の方がコストメリットは大きくなるでしょう。

4. 経理処理・節税効果を重視するか

経理の手間や節税効果は、見過ごせないポイントです。

• リースの場合：
  毎月のリース料金は、全額を「リース料」として経費計上できます。経理処理が非常にシンプルで、手間がかかりません。利益を圧縮できるため、節税効果も期待できます。
• 購入の場合：
  10万円以上のコピー機は「固定資産」として計上し、法定耐用年数（業務用は5年）にわたって減価償却という複雑な経理処理が必要です。固定資産税の対象にもなります。経理担当者の負担が増える点はデメリットと言えるでしょう。

5. 最新機種を使いたいか

常に最新の機能を使いたいか、それとも一つの機種を長く使いたいかによっても選択は変わります。

• リースの場合：
  リース期間が満了すれば、最新の機種に簡単に入れ替えることができます。技術の進歩が早い複合機において、常に最新のセキュリティ機能や業務効率化機能を享受できるのは大きなメリットです。
• 購入の場合：
  一度購入すると、故障しない限り長期間使い続けることになります。最新機種に入れ替えるには、古い機種を廃棄し、新たに購入する必要があるため、多大なコストと手間がかかります。

6. 保守・メンテナンスの手間をかけたくないか

突然の故障は業務に大きな支障をきたします。

• リースの場合：
  多くの場合、リース契約には保守・メンテナンスが含まれています。トナーの補充や定期点検、故障時の修理などをリース会社が行ってくれるため、管理の手間が一切かかりません。急な出費を心配する必要もなく、安心して使用できます。
• 購入の場合：
  別途、保守契約を結ぶ必要があります。もし契約を結ばない場合、故障のたびに修理業者を探し、その都度修理費用を支払わなければなりません。これは大きな手間とリスクになります。

7. 会社の規模や印刷枚数はどれくらいか

利用状況によっても最適な選択は異なります。

• リースがおすすめなケース：
  法人、スタートアップ企業、印刷枚数が多いオフィス、定期的に最新機種を使いたい企業など。
• 購入がおすすめなケース：
  個人事業主、SOHO、印刷枚数が少ないオフィス、特定の機能を長期間使いたい場合、中古でも問題ない場合など。

コピー機のリースは無駄？よくある誤解を解消！

「リースは総額が高いから無駄」「結局は損をするだけ」といった声を聞くことがあります。しかし、これはリースのメリットの一部分しか見ていない誤解です。ここでは、コピー機リースが決して無駄ではない理由を解説します。

誤解1：「総支払額が高いから損」

確かに、リース契約の総支払額は購入価格を上回ります。しかし、その差額には購入にはない多くのメリットが含まれています。

• 資金の有効活用：初期費用がかからないため、手元の資金を事業の成長や他の投資に回せます。これはキャッシュフローを重視する企業にとって非常に大きな価値があります。
• 経費処理の簡略化：月々のリース料を経費として計上するだけなので、減価償却のような複雑な会計処理が不要です。人件費という見えないコストを削減できます。
• 管理コストの削減：固定資産税の申告や支払い、保険の手続きなどが不要です。保守メンテナンスも含まれているため、管理の手間とコストを大幅に削減できます。

これらのメリットを金額に換算すると、総支払額の差を埋めて余りある価値がある、と判断する企業が多いのです。

誤解2：「自分のものにならないのにもったいない」

所有権がないことは、デメリットばかりではありません。むしろメリットとして捉えることができます。

• 陳腐化リスクの回避：数年で技術が古くなるOA機器において、「所有しない」ことはメリットです。リース期間が終われば最新機種に入れ替えられるため、常に高い生産性を維持できます。
• 廃棄処分の手間が不要：複合機は産業廃棄物扱いとなるため、購入した場合は廃棄に手間とコストがかかります。リースなら、期間満了後にリース会社が引き取ってくれるため、処分の心配がありません。

知らないと損！コピー機リースの「からくり」とは？

コピー機のリース契約はメリットが多い一方で、仕組みを正しく理解していないと損をしてしまう可能性もあります。契約前に知っておくべき「からくり」や注意点を解説します。

1. リース料金の構成要素

毎月支払うリース料金は、どのように決まっているのでしょうか？主な構成要素は以下の通りです。

• 物件価格：コピー機本体の価格です。
• リース料率：リース期間に応じて設定される利率です。期間が長いほど料率は低くなります。
• 金利：リース会社が金融機関から資金を調達する際の金利です。
• 固定資産税・保険料：リース会社が支払う税金や保険料が上乗せされます。
• リース会社の利益：リース会社の運営に必要な経費や利益です。

これらの合計をリース月数で割ったものが、月々のリース料金となります。複数のリース会社から相見積もりを取ることで、この料金を比較検討することが重要です。

2. 中途解約は原則不可

これが最大の注意点です。リース契約は、金融取引の一種であるため、原則として契約期間中の解約はできません。もし、倒産や事業所の移転などでどうしても解約が必要になった場合は、残りの期間のリース料に相当する「違約金」を一括で支払う必要があります。

そのため、契約期間は自社の事業計画を考慮し、慎重に設定する必要があります。一般的には5年契約が主流ですが、不安な場合は3年などの短い期間で契約することも検討しましょう。

3. カウンター料金の仕組み

リース料金とは別に、印刷枚数に応じて「カウンター料金」が発生します。これも重要なチェックポイントです。

• カウンター料金とは？
  1枚印刷するごとの料金です。モノクロとカラーで単価が異なります。（例：モノクロ1円、カラー10円）この料金には、トナー代、ドラムなどの部品代、技術者の出張費・作業費といった保守サービス費用が含まれています。
• 最低基本料金（最低枚数）
  多くのカウンター契約には、「最低基本料金」が設定されています。これは、たとえ1枚も印刷しなくても毎月支払わなければならない料金のことです。「月間500枚までは基本料金5,000円」といった形です。自社の印刷枚数を把握し、実際の使用状況とかけ離れた最低枚数になっていないか確認が必要です。

コピー機のリース料金の相場を徹底解説

では、実際にコピー機をリースする場合、月々の料金はどのくらいなのでしょうか？ここでは、最新のリース料金とカウンター料金の相場を、性能別に詳しくご紹介します。

月額リース料金の相場

リース料金は、主に「印刷速度」によって変動します。速度が速い（性能が高い）ほど、料金も高くなります。

カウンター料金の相場

カウンター料金は、安ければ安いほど良いというわけではありません。安すぎるとトナーの品質が悪かったり、メンテナンス対応が遅かったりするケースもあります。相場を理解し、バランスの取れた業者を選びましょう。

• モノクロ： 0.5円 ～ 2.0円 / 枚
• カラー： 5円 ～ 20円 / 枚

月間の印刷枚数が多ければ多いほど、カウンター料金の単価は安くなる傾向にあります。業者と交渉する際には、自社の月間印刷枚数を正確に伝えることが重要です。

コピー機を購入するメリットとデメリット

次に、コピー機を購入する場合のメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。リースと比較して、どのような特徴があるのでしょうか。

購入のメリット

1. 総支払額が安い
   長期的に利用する場合、リースのように金利や手数料が上乗せされないため、総支払額は購入の方が安くなります。5年以上の利用を想定しているなら、購入は有力な選択肢です。
2. 自社の資産になる
   購入したコピー機は自社の資産となります。そのため、他社に売却したり、処分したりと、自由に扱うことができます。リースのように契約期間に縛られることもありません。
3. 月々の支払いがなくなる
   一括で購入した場合、月々の支払いはカウンター料金や保守料金のみとなり、キャッシュフローが安定します。
4. 中古品も選択できる
   購入であれば、新品だけでなく安価な中古品も選択肢に入ります。印刷枚数が少ない場合や、最低限の機能で十分な場合は、中古品を選ぶことで初期費用を大幅に抑えることが可能です。

購入のデメリット

1. 高額な初期費用が必要
   最大のデメリットです。事業用の高性能な複合機は100万円を超えることも多く、導入時にまとまった資金が必要になります。
2. 減価償却など経理処理が煩雑
   固定資産として計上し、毎年の決算で減価償却の計算が必要です。経理担当者の知識と手間が必要になります。
3. 固定資産税がかかる
   毎年、固定資産税（償却資産税）の支払い義務が発生します。
4. 保守契約が別途必要
   故障時の修理やトナーの補充など、保守・メンテナンスは別途契約が必要です。この契約を結ばないと、故障時に高額な修理費がかかるリスクがあります。
5. 陳腐化のリスク
   数年経つと機能的に見劣りしてしまいます。また、最新のセキュリティ基準に対応できなくなるリスクもあります。
6. 廃棄費用がかかる
   不要になった際の処分は、産業廃棄物として専門業者に依頼する必要があり、費用がかかります。

意外と知らない？複合機の固定資産税について

コピー機を購入した場合に発生する「固定資産税（償却資産税）」。リースでは発生しない費用なので、購入を検討する際には必ず理解しておく必要があります。

固定資産税（償却資産税）とは？

土地や家屋だけでなく、事業用に使用しているパソコンやコピー機、デスクなどの「償却資産」に対しても課される税金です。毎年1月1日時点で所有している償却資産について、その資産がある市町村に申告・納税する義務があります。

計算方法と法定耐用年数

固定資産税の計算式は「課税標準額 × 税率（標準1.4%）」です。ここで重要なのが「課税標準額」で、これは資産の価値を示します。

コピー機（複合機）の法律で定められた使用期間である「法定耐用年数」は5年です。購入したコピー機は、この5年間で価値が少しずつ減っていく「減価償却」という会計処理を行います。

簡単に言うと、年々、資産価値が下がるのに合わせて税額も安くなっていくということです。具体的にどれくらいかかるのか、例を見てみましょう。

【例】150万円の複合機を購入した場合の償却資産税（税率1.4%）の推移（目安）

※実際の税額は、取得時期や自治体の計算方法によって異なります。あくまで目安としてお考え下さい。

リースアップ後の選択肢！買取のメリット・デメリット

リース期間が満了（リースアップ）した後は、どうなるのでしょうか？主に3つの選択肢があります。

1. 再リース：
   現在使用している機種を、割安な料金（一般的には年間リース料の1/10程度）で引き続き利用する契約です。使い慣れた機種を安く使い続けたい場合に選択します。
2. 物件返却・新規リース：
   使用していた機種をリース会社に返却し、新たに最新機種でリース契約を結び直します。常に最新の機能を使いたい企業に選ばれます。
3. 買取：
   リースしていた機種を、リース会社から買い取って自社の所有物とします。

最近ではこの「買取」を選択するケースも増えています。ここでは、リースしたコピー機を買取するメリットとデメリットを詳しく解説します。

買取のメリット

• 安価に所有権を得られる：
  リースアップ後の複合機は中古品扱いとなり、残存価格も低くなっているため、非常に安価に買い取ることができます。相場としては、数千円から数万円程度です。
• 月々の支払いがなくなる：
  買い取った後は自社の資産となるため、月々のリース料の支払いは当然なくなります。
• 使い慣れた機器をそのまま使える：
  操作方法などを再教育する必要がなく、スムーズに業務を継続できます。

買取のデメリット

• 保守契約をどうするか：
  買取後は、リース契約に含まれていた保守サービスが終了します。そのまま使い続けるには、新たに保守契約を結び直す必要があります。しかし、古い機種は保守料金が割高になったり、メーカーのサポートが終了して契約自体ができなかったりする場合があります。
• 故障のリスクが高まる：
  リース期間（通常5年）を経過した複合機は、部品が劣化しており、故障のリスクが高まっています。保守契約なしで使い続けるのは危険です。
• 固定資産となり税金が発生する：
  買取後は自社の固定資産となるため、減価償却の経理処理や固定資産税の支払い義務が発生します。

コピー機(複合機)のリースや購入に関するQ&A

最後に、コピー機のリースや購入に関してよく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

A. コストを徹底的に抑えたい場合の選択肢としては有効ですが、注意点もあります。

中古品は新品に比べて本体価格が格段に安いため、初期費用を大幅に抑えることができます。リースの場合も月額料金が安くなります。しかし、故障のリスクが高い、メーカー保証が切れている、最新機能が使えない、部品の供給が終了している可能性があるといったデメリットも存在します。特に保守契約の内容は重要で、修理対応が遅かったり、部品代が別途必要だったりするケースもあるため、契約前にしっかり確認する必要があります。長期的な安定稼働を求めるなら、新品のリースをおすすめします。

A. はい、可能です。ただし、審査があります。

リース契約には、リース会社の審査が必要です。法人の場合は設立年数や決算状況、個人事業主の場合は事業の継続年数や確定申告の内容などが審査の対象となります。開業したばかりで実績が少ない場合は審査に通りにくいこともありますが、事業計画書を提出するなどして、支払い能力をアピールすることで契約できる可能性は高まります。

A. はい、交渉の余地は十分にあります。

リース業界は競争が激しいため、交渉次第で料金を下げてもらえる可能性があります。最も効果的な交渉方法は、複数の会社から見積もりを取る「相見積もり」です。「他社はこれくらいの金額だった」という具体的な数字を提示することで、より有利な条件を引き出しやすくなります。特に、決算期などは営業担当者も契約を取りたいため、交渉のチャンスです。

A. 主に契約期間と物件の選択肢が異なります。

• リース：契約期間が3年～6年と長く、利用者が希望する新品の機種を選べます。中途解約は原則不可です。長期利用を前提としています。
• レンタル：契約期間が1日単位から数ヶ月と短く、レンタル会社が所有している中古品の中から選びます。いつでも解約可能です。選挙事務所や建設現場の仮設事務所など、短期的な利用に向いています。

まとめ：自社に最適な選択でコスト削減と業務効率化を！

今回は、コピー機（複合機）のリースと購入の比較について、あらゆる角度から徹底的に解説しました。最後に、この記事の重要なポイントをもう一度振り返ってみましょう。

【リースがおすすめな企業】

• 初期費用をかけずに最新機種を導入したい
• 月々の経費を平準化し、経理処理を簡素化したい
• 故障時の対応やメンテナンスの手間をなくしたい
• 節税効果を重視したい

【購入がおすすめな企業】

• 導入時の資金に余裕がある
• 5年以上の長期にわたって同じ機種を使い、総支払額を抑えたい
• 印刷枚数が非常に少ない
• 自社の資産として所有したい

どちらが良い・悪いということではなく、自社の経営状況、利用頻度、将来の計画に合った方法を選ぶことが最も重要です。

もし、あなたがリースでの導入を少しでも検討しているなら、まずは複数の業者から見積もりを取ることから始めましょう。今はオンラインで簡単に一括見積もりができ、自社に最適なプランと料金を比較できます。行動を起こさなければ、コスト削減のチャンスを逃してしまうかもしれません。

この記事が、あなたの最適なコピー機選びの一助となれば幸いです。