【リースのコピー機の返却】運送費用の相場と業者選び

「リース契約が終わるコピー機、どうやって返却すればいいの？」
「返却する時の運送費用って、一体いくらかかるんだろう…？」
「運送業者ってどこに頼めば安心？選び方で失敗したくない！」

オフィスの総務や管理部門のご担当者様、このようなお悩みをお抱えではありませんか？

コピー機のリース契約が満了に近づくと、頭を悩ませるのが返却時の運送問題です。ただでさえ重く、精密機械であるコピー機を、どうやって安全に、そして適正な価格で返却先まで運ぶのか。情報が少なく、不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

ご安心ください。この記事では、コピー機・複合機のリース返却における運送の全てを徹底的に解説します。

この記事を最後まで読めば、以下のことが全てわかります。

• リース返却時の運送費用の正確な相場
• 費用を少しでも安く抑えるための秘訣
• 失敗しない優良な運送業者の選び方
• 返却手続きの具体的な流れと注意点

もう業者選びや費用感で迷うことはありません。この記事が、あなたの不安を解消し、スムーズでコスト効率の良いコピー機返却を実現するための一助となれば幸いです。

リースの複合機・コピー機を返却する際の運送

まずは、リースした複合機・コピー機を返却する際の運送に関する基本的な知識から押さえていきましょう。「そもそも、なぜ返却が必要なの？」「どんな流れで進めるの？」といった、初歩的な疑問から解決していきます。

リース品の返却は「契約上の義務」

結論から言うと、リース契約が終了した複合機・コピー機は、原則としてリース会社に返却する義務があります。

リース契約は、あくまで「一定期間、料金を支払って機器を借りる」という契約です。所有権はリース会社にあるため、契約期間が満了すれば、借りていた物（＝複合機）を元の持ち主（＝リース会社）に返すのは当然の流れとなります。

ただし、契約内容によっては「再リース（契約延長）」や「買取」といった選択肢が用意されている場合もあります。返却手続きを進める前に、まずは現在結んでいるリース契約書の内容を再確認することが重要です。

返却時の基本的な流れ【4ステップ】

複合機の返却は、おおむね以下の4つのステップで進みます。全体の流れを把握しておきましょう。

1. リース会社への連絡と意思表示: 契約満了の数ヶ月前になると、リース会社から今後の契約についての意向確認の連絡が来ます。この時点で「返却」の意思を明確に伝えます。
2. 運送業者の選定・手配: リース会社指定の業者を利用するか、自分で業者を探すかを選択し、運送を手配します。見積もり取得や日程調整もこの段階で行います。
3. 返却前の準備: 複合機内のデータを完全に消去し、カウンター料金の精算などを済ませます。付属品（取扱説明書、ケーブル類など）も揃えておきましょう。
4. 搬出・運送: 約束の日時に運送業者が複合機を搬出し、リース会社の指定場所へ運送します。

特に重要なのが「2. 運送業者の選定」と「3. 返却前の準備」です。ここをしっかり行うことで、後のトラブルを防ぎ、コストを最適化することができます。

なぜ専門の運送業者が必要なのか？

「自分たちで運んだり、普通の運送会社に頼んだりできないの？」と考える方もいるかもしれません。しかし、複合機の運送は、専門の業者に依頼するのが絶対におすすめです。その理由は大きく3つあります。

• 理由1：想像以上の「重量」
  オフィス用の複合機は、小型のものでも50kg以上、大型機になると100kgを超えることも珍しくありません。成人男性が数人がかりでやっと運べる重さであり、素人が無理に運ぼうとすると、従業員の怪我や、建物（壁や床、エレベーターなど）の破損に繋がる重大なリスクがあります。
• 理由2：非常にデリケートな「精密機械」
  複合機は、内部に多くの精密な部品が使われているデリケートな機械です。運送中のわずかな衝撃や振動、傾きが原因で故障してしまう可能性があります。専門業者は、複合機を保護するための専用の資材やノウハウを持っており、安全に運ぶための知識と技術が豊富です。
• 理由3：万が一の「保険」
  専門業者は、運送中の事故に備えて貨物賠償責任保険などの保険に加入しています。万が一、運送中に複合機が破損してしまった場合でも、保険で補償されるため安心です。自力で運んで壊してしまった場合、高額な修理費用を請求される可能性があります。

【相場】リースの複合機の返却費用！運送料金はいくら？

ここからは、皆さんが最も気になるであろう「費用」について、具体的に掘り下げていきます。複合機のリース返却にかかる運送費用は、一体どのくらいが相場なのでしょうか。

運送料金が決まる4つの基本要因

複合機の運送料金は、画一的に決まっているわけではありません。主に以下の4つの要因によって変動します。見積もりを取る前に、これらのポイントを把握しておくとスムーズです。

1. 運送距離: 搬出元のオフィスから、返却先（リース会社の倉庫など）までの距離です。当然、距離が長くなるほど料金は高くなります。
2. 複合機のサイズ・重量: 機器が大きく、重くなるほど、必要な作業員の人数や特殊な機材が増えるため、料金が上がります。
3. 搬出入の作業環境: エレベーターの有無、階段の段数、通路の幅など、搬出・搬入のしやすさも料金に大きく影響します。「階段を使って3階から降ろす」といった場合は、特殊作業料金として追加費用が発生することがほとんどです。
4. オプション作業の有無: データ消去作業や、クレーン車を使った吊り下げ作業など、基本的な運送以外の作業を依頼すると、別途オプション料金がかかります。

【一覧表】料金相場の目安

上記の要因を踏まえた上で、一般的な料金相場の目安を以下に示します。あくまで目安であり、実際の料金は業者や状況によって異なりますので、必ず複数の業者から見積もりを取りましょう。

※上記はあくまで一般的な目安です。正確な料金は必ず見積もりでご確認ください。

費用を賢く安く抑える3つのコツ

少しでもコストを抑えたい、というのが担当者様の本音ですよね。ここでは、運送費用を安くするための3つのコツをご紹介します。

1. 複数業者から相見積もりを取る
これは基本中の基本です。最低でも3社からは見積もりを取り、料金やサービス内容を比較検討しましょう。1社だけの見積もりでは、その金額が適正価格なのか判断できません。他社の見積もりを提示することで、価格交渉の材料になることもあります。

2. 業者の閑散期を狙う
引越し業者と同じように、複合機の運送業者にも繁忙期と閑散期があります。オフィスの移転が多い年度末（2月〜4月）や、月末は依頼が集中し、料金が高騰する傾向にあります。可能であれば、これらの時期を避け、平日の日中や、月の半ばに運送日を設定することで、料金が安くなる可能性があります。

3. オプション作業は自社で行う
業者に依頼すると費用が発生する作業も、自社で対応できるものがあればコスト削減に繋がります。例えば、HDDのデータ消去は、自社の情報システム部門で対応可能かもしれません。ただし、データ消去は情報漏洩に直結する非常に重要な作業です。専門知識がない場合は、無理せずプロに任せるのが賢明です。

「複合機の移動料金」と「返却運送料金」の違いとは？

複合機の運送を調べていると、「移動」や「移設」といった言葉も目にするかと思います。これらは「返却」と何が違うのでしょうか。混同しやすいポイントなので、ここで明確にしておきましょう。

返却運送と社内移動・オフィス移転の違い

両者の最も大きな違いは「目的地」と「作業内容」です。

• 返却運送:
  文字通り、リース会社が指定する倉庫や拠点へ複合機を「返す」ための運送です。基本的には片道輸送となり、設置作業は含まれません。
• 移動・移設:
  同じオフィス内でのレイアウト変更（例: 1階から2階へ）や、オフィスの引越しに伴う運送を指します。この場合、搬出だけでなく、新しい場所への搬入・設置・ネットワーク設定までが含まれることが一般的です。

当然、設置や設定作業が加わる分、移動・移設の料金の方が、返却運送よりも高額になる傾向があります。

オフィス移転時の複合機移動の料金相場

参考までに、オフィス移転に伴う複合機の移動料金の相場もご紹介します。返却運送の相場と比較してみてください。

※ネットワーク設定の複雑さや台数によって料金は大きく変動します。

リース終了後の返却手続き！失敗しないための完全ガイド

ここからは、リース終了後の返却手続きをスムーズに進めるための、より実践的なガイドをお届けします。思わぬトラブルに巻き込まれないよう、一つひとつ確実にチェックしていきましょう。

【最重要】リース契約書を再確認するべき3つの項目

手続きを始める前に、手元にあるリース契約書を引っ張り出して、以下の3つの項目を必ず確認してください。

1. 返還場所の指定: 複合機をどこに返却すれば良いのかが記載されています。この住所によって運送距離と料金が決まります。
2. 原状回復義務の範囲: 「原状に復して返還する」と定められている場合が多いですが、どの程度の状態を指すのかを確認します。通常使用による傷や汚れは問題ありませんが、大きな破損や改造がある場合は修理費用を請求される可能性があります。
3. 費用負担の区分: 返却にかかる運送費用は、どちらが負担するのかが明記されています。ほとんどの場合、借主（ユーザー側）負担ですが、念のため確認しておきましょう。

返却前に“必ず”やるべきことリスト

運送業者に引き渡す前に、以下の準備を済ませておきましょう。特にデータ消去は絶対に忘れてはいけません。

• ✔️ 内部データの完全消去
  複合機のHDD（ハードディスク）には、過去にコピーやスキャンした文書のデータが残っています。これには個人情報や機密情報が含まれている可能性があり、情報漏洩のリスクに直結します。複合機の機能で初期化するだけでなく、専門業者に依頼して「データ上書き消去」を行い、完全に復元できない状態にすることが強く推奨されます。作業証明書を発行してもらうと、より安心です。
• ✔️ カウンター料金の確認と精算
  リース契約は月額料金とは別に、印刷枚数に応じた「カウンター料金」が発生します。最終の検針を行い、未払いの料金がないか確認し、精算を済ませておきましょう。
• ✔️ 付属品の確認
  取扱説明書、電源ケーブル、付属のソフトウェアCD-ROMなど、リース開始時に付いてきた付属品が全て揃っているか確認します。紛失している場合は、追加料金を請求されることがあります。
• ✔️ 消耗品の取り扱い確認
  使いかけのトナーやドラムカートリッジをどうするかは、リース会社の指示に従います。基本的には取り付けたままで問題ありませんが、取り外して別途返却するよう求められるケースもあります。

トラブル事例と回避策

実際にあったトラブル事例を知ることで、同じ失敗を未然に防ぐことができます。

【事例1】データ消去を忘れて情報漏洩寸前に！
A社は、複合機を初期化しただけで返却。しかし、返却先でリース会社が確認したところ、HDD内に顧客情報が復元可能な状態で残っていたことが発覚。リース会社からの厳しい指摘を受け、情報管理体制を問われる事態となった。

→ 回避策: データ消去は「初期化」で満足せず、必ず専門業者による上書き消去を依頼し、作業完了証明書を受け取ることを徹底する。

【事例2】搬出時に壁を傷つけ、修繕費を請求された！
B社は、費用を抑えるために運送を格安の業者に依頼。しかし、作業員が必要な養生を怠ったため、搬出時にオフィスの壁やドアに大きな傷をつけてしまった。結局、運送料金以上に高額な修繕費用がかかってしまった。

→ 回避策: 価格だけで業者を選ばず、養生作業をしっかり行うか、損害賠償保険に加入しているかを事前に確認する。

重量物配送業者の賢い選び方5つのポイント！

複合機・コピー機の返却運送を成功させる鍵は、「信頼できる業者選び」に尽きます。では、数ある運送業者の中から、何を基準に選べば良いのでしょうか。ここでは、絶対に外せない5つのチェックポイントを解説します。

ポイント1：複合機の運送実績が豊富か

第一に確認すべきは、複合機やコピー機といった精密重量物の運送実績です。ただ荷物を運ぶだけの運送会社と、専門知識を持った業者とでは、作業の質と安全性が全く異なります。

【チェック方法】

• 業者の公式サイトで「取扱品目」や「導入事例」を確認する。
• 見積もり依頼の際に、過去の複合機運送の実績について具体的に質問してみる。
• 「オフィス機器専門」「精密機器輸送」などを謳っている業者を選ぶ。

ポイント2：損害賠償保険に加入しているか

どれだけプロの業者でも、事故のリスクがゼロになることはありません。万が一、運送中に複合機が破損したり、建物を傷つけてしまったりした場合に備え、十分な補償額の損害賠償保険に加入しているかは必ず確認しましょう。

【チェック方法】

• 公式サイトや見積書に保険加入の有無が明記されているか確認する。
• 保険の種類（貨物賠償責任保険など）や、補償の上限額についても質問しておくと、より安心です。

ポイント3：見積もりが明確で追加料金がないか

信頼できる業者は、見積もりの内容が明瞭です。「作業一式」といった曖昧な記載ではなく、何にいくらかかるのかが詳細に記載されています。

特に注意したいのが「追加料金」の存在です。「当日、道が狭くてトラックが入れなかったので追加料金です」「思ったより重かったので追加料金です」といった後出しの請求をしてくる悪質な業者も存在します。「見積もり金額から追加料金は発生しません」と明言してくれる業者を選びましょう。

【チェック方法】

• 見積書に「基本料金」「人件費」「車両費」「特殊作業費」などの内訳が細かく書かれているか。
• 「追加料金が発生するケース」について、事前に書面で説明を求める。

ポイント4：対応エリアとスケジュール

当然ですが、自社のオフィスと返却先が、その業者の対応エリアに含まれている必要があります。また、希望する搬出日時に対応してもらえるか、スケジュールの柔軟性も確認しましょう。土日祝日や早朝・夜間の対応が可能かどうかも、会社によっては重要なポイントになります。

ポイント5：口コミや評判が良いか

実際にその業者を利用した人の声は、非常に参考になります。公式サイトの良い口コミだけでなく、Googleマップのレビューや比較サイトなど、第三者の客観的な評価もチェックしてみましょう。

ただし、口コミはあくまで個人の感想です。一つの悪い評価を鵜呑みにするのではなく、全体的な評価の傾向や、悪い評価に対して業者が誠実な返信をしているかなども含めて総合的に判断することが大切です。

おすすめの複合機運送業者

「選び方のポイントはわかったけど、具体的にどこに頼めばいいの？」という方のために、ここでは複合機輸送で実績があり、評判の良い実在の業者を厳選してご紹介します。各社の特徴を比較し、自社に最適な業者を見つけてください。

オフィス移転のプロフェッショナル「日本通運」

【特徴】
「日通」の愛称で知られる国内最大手の総合物流企業です。個人向け引越しサービスのイメージが強いですが、法人向けの「オフィス移転」サービスも非常に充実しています。複合機単体の輸送はもちろん、オフィス全体の移転と合わせて依頼できるのが最大の強みです。精密機器の輸送に関する専門チームと特殊車両を保有しており、重量物でも安全・確実に運んでくれます。

【料金】
品質に見合った価格設定ですが、オフィス移転などと一括で依頼することで、トータルコストを抑えられる可能性があります。まずは見積もり相談をおすすめします。

【こんな会社におすすめ】

• オフィスの移転や大規模なレイアウト変更を控えている会社
• 複合機以外の重量物（サーバーラック、什器など）も同時に運びたい会社
• 長年の実績に裏打ちされた、確実な作業を求める会社

柔軟な対応力が魅力の専門業者「レントラ便」

【特徴】
「レントラ便」は、トラックとドライバーを時間単位でレンタルできる、ユニークな運送サービスです。「2時間15,800円～」といった時間料金制が基本で、短距離・短時間の作業であればコストを大幅に抑えられる可能性があります。大型の複合機に対応できるパワーゲート付き車両や、重量物運搬の経験が豊富なドライバーも指定可能。急な依頼にも対応しやすい柔軟性が魅力です。

【料金】
移動距離や作業内容が明確で、短時間で終わる場合に非常にコストパフォーマンスが高くなります。Webサイト上で簡単に見積もりシミュレーションができるのも便利です。

【こんな会社におすすめ】

• 近距離の輸送で、とにかく費用を安く抑えたい会社
• 搬出・搬入作業が1～2時間程度で完了する見込みの会社
• 急な依頼や、柔軟な時間指定をしたい会社

リースのコピー機を返却する際の運送に関するQ&A

最後に、読者の皆様からよく寄せられる質問とその回答をQ&A形式でまとめました。疑問点の解消にお役立てください。

A. 必ずしもそうではありません。契約書に「甲（リース会社）が指定する業者を利用すること」といった特別な条項がない限り、原則として借主（ユーザー側）が自由に業者を選ぶことができます。リース会社の提携業者は料金が割高な場合があるため、一度自分で探した業者と比較検討することをおすすめします。ただし、業者選定の際は、リース会社に「自社で手配した業者で返却しても問題ないか」を事前に確認しておくと、よりスムーズです。

A. 運送業者の過失によって破損した場合は、その運送業者が責任を負うのが一般的です。だからこそ、万が一の事故に備えて損害賠償保険に加入している、信頼できる業者を選ぶことが非常に重要になります。契約前に、事故時の補償内容についてもしっかりと確認しておきましょう。

A. 多くの運送業者や販売店では、古い複合機の搬出と、新しい複合機の搬入・設置をセットで行うサービスを提供しています。別々に依頼するよりも効率的で、料金も割安になるケースが多いです。新しい複合機の導入を検討している場合は、その販売店に返却運送も一括で依頼できないか相談してみるのが良いでしょう。

A. 業者や時期によって大きく異なります。早ければ依頼した翌日や翌々日に対応してくれる業者もありますが、繁忙期（2月〜4月）は1〜2週間先まで予約が埋まっていることも珍しくありません。返却日が決まっている場合は、できるだけ早く、少なくとも1ヶ月前には業者に連絡し、スケジュールを押さえておくことをおすすめします。

まとめ：計画的な準備で、スムーズなコピー機の返却を実現しよう！

今回は、コピー機・複合機のリース返却における運送について、費用相場から業者の選び方、手続きの注意点まで、網羅的に解説してきました。いかがでしたでしょうか？

最後に、この記事の重要なポイントをもう一度おさらいしましょう。

• リース複合機の返却運送は、安全のため必ず専門業者に依頼すること。
• 運送費用は距離・重量・作業環境で変動。相場は15,000円〜50,000円程度が目安。
• 費用を抑えるには、複数業者からの相見積もりが必須。
• 業者選びは「実績」「保険」「明確な見積もり」の3点が重要。
• 返却前には、「データ消去」と「付属品の確認」を絶対に忘れないこと。

コピー機の返却は、担当者様にとって慣れない作業で、不安も多いかもしれません。しかし、この記事で解説したポイントを一つひとつ押さえて計画的に準備を進めれば、何も難しいことはありません。

まずは、今回ご紹介した実在の業者などを参考に、複数の運送業者に見積もりを依頼するところから始めてみましょう。適切な業者をパートナーに選ぶことができれば、返却作業は驚くほどスムーズに進むはずです。

この記事が、あなたの会社の円満なリース契約満了と、コスト削減のお役に立てることを心から願っています。